Diapazons gadījumos. No veidošanas kārtība

Visi dokumenti pēc to izpildes, ir sagrupēti lietā. Termins "uzņēmums" saskaņā ar GOST 51141-98 ir jāsaprot vienu dokumentu vai dokumentu kopums, kas attiecas uz kādu konkrētu virzienu organizācijas un ievietoti mapē atsevišķā aploksnē. Par pareizu veidošanās, uzglabāšanu un uzskaiti gadījumos katrā organizācijā ir katru gadu (ņemot vērā izmaiņas ārējā un iekšējā vide) komponentu nomenklatūras lietu, kas ir būtiska, lai ātri meklēt dokumentus.

Kad veidojot lietas jebkuru vienību, būtu jāvadās pēc par vienotā valsts sistēmā lietvedības prasībām. Galvenie noteikumi ir izklāstīti GOST 51141-98, galvenie dokumenti Arhīvu departamenta Krievijas valdības vadlīnijas arhīvu iestādes, sarakstus dokumentālo materiālu. Tas ir svarīgi, lai atbilstu noteikumiem dokumentu glabāšanas un failus. Ja organizācija ar sarežģītu struktūru un daudzas funkcijas katrā departamentā un visā organizācijā piemērot vienotus principus organizēšanu dokumentu veidošanas un indeksēšanas gadījumos. Tāpēc nomenklatūra lietu departamenta darbinieki, kvalitātes serviss, jebkura cita struktūrvienība vai organizācija būtu jāveido, ņemot vērā normatīvo dokumentu prasībām.

Pie pirmais solis ir identificēt problēmas un kategoriju dokumentu, kas jāietver nomenklatūra vienību vai organizāciju gadījumos. Mums vajadzētu doties no nepieciešamības, lai segtu visu dokumentācijas apjomu, kā izveidot un saņemt. Kad redzat jauni jautājumi, uz kuriem neattiecas nomenklatūras, ir nepieciešams veikt papildinājumus. Form lietu nomenklatūra ļaus laikus atjauninātu to. Tāpēc, ja indeksēšana lietu jānodrošina iespēja jaunu indeksu un izslēgt aizstāt iepriekš piešķirtos indeksus, kas jau veidojas gadījumos. Iet nepabeigts biznesa pārnestas uz nākamo gadu diapazonā no saglabāšanu sākotnējā skaita.

Nosaukums katrā gadījumā ir jābūt skaidrai un pilnībā atklāj sastāvu lietas un saturu dokumentos, kas ievietoti šajā mapē. Uz mapes jānorāda indeksu un derīguma termiņu lietas. Konsolidācija gadījumu tiek veikta, pamatojoties uz nomināla, piemēram, rīkojumi, protokoli, instrukcijas un tā tālāk. Lietas var konfigurēt detalizēti, piemēram, sarakste ar noteiktu reportieris, korespondences par izejvielu piegādi, sarakste ar reportieriem, kopā pēc teritoriālā principa, un tā tālāk.

Grupējot dokumentiem vajadzētu pievērst uzmanību noteikumiem to uzglabāšanu. Nevar apvienotas vienā lietā dokumentos pagaidu un pastāvīgai glabāšanai vai dažādos glabāšanas periodiem. Tas nav atļauts iekļaut darījumu projektā, neatbilstoši dokumenti vai to kopijas iespējas reizināts. Tā veidošanās lietu jāpārbauda klātbūtnē visu dokumentu parakstu un pareizu klīrensu.

Indeksācija lietu un prioritārā secība jāveic svarīguma secībā. Pirmajā iezīmētas svarīgākās dokumentus (rīkojumi, noteikumi vai citi administratīvie dokumenti). Par lietu nomenklatūra jābūt rādītājus un virsrakstu no lietām, noteikumus un nosacījumus uzglabāšanu, lai evakuācijas. Diapazons, ko noteiktā kārtība organizācijā apstiprināto un saskaņoti ar gadījumiem amatpersona Valsts arhīvs reģionā. Beigās gada nomenklatūrā izdod pēdējo ierakstu rāda to gadījumu skaitu, kas tika atvērtas gadā katrā kategorijā laikā. Pieteikuma gadījumus pastāvīgā arhivēšanai vai iznīcināšanai pagaidu glabāšanas gadījumos (termiņa beigās) tiek veikta saskaņā ar izveidota ar Instrukciju par biroja-darbu no organizācijas labi.