Noteikumi biznesa sarakste pa e-pastu. Uzņēmuma vēstule: paraugs. Kā nosūtīt e-pastu

Pēdējo desmit gadu laikā, lietišķā sarakste pa e-pastu, ir ieguvusi milzīgu popularitāti un kļuva par vienu no galvenajām metodēm uzņēmējdarbības komunikāciju. Šodien ir grūti atrast cilvēku, kurš praksē starppersonu komunikācija nevarētu izmantot e-pastu. Neskatoties uz to, daudzi cilvēki šodien ir jautājums, kā nosūtīt e-pastu, lai visi noteikumi ir jāievēro? Tāpat kā ar palīdzību kompetento vēstuļu veido saņēmējam labu iespaidu par sūtītāja?

Šajā rakstā ir aprakstīti noteikumus lietišķā sarakste pa e-pastu, un praktiski padomi, kas sniegta šajā rakstā, lai palīdzētu apgūt pareizu biznesa komunikāciju sagatavošanā e-pastu.

Daudzi sākt savu darba dienu, vienkārši pārbaudīt pastkasti jaunus ziņojumus. Bet, diemžēl, neskatoties uz izplatību šo metodi, informācijas apmaiņas, daudzi cilvēki nezina, kā pareizi lietot valodu biznesa korespondences, ņemot e-pastus, lai neformālā veidā sazināties.

Sakarā ar ātrumu piegādi e-pastiem tas atvieglo apmaiņu svarīgu oficiālu dokumentu, veidlapas, pieteikumus, bet šeit cilvēki kļūdīties sūtot e-pastiem. Ļoti bieži gadās, ka, gatavojot e-pasta apmaiņu ar jebkādiem failiem adresātam jebkādu iemeslu dēļ, neveido pievienotos esejas un neatbilst tēmu, kas varētu sarežģīt darbu saņēmējiem. Šī raksta mērķis, lai atbildētu uz jautājumu: kā nosūtīt e-pastu, un ievērot visus noteikumus uzņēmējdarbības rakstīts komunikāciju, izmantojot e-pastu?

Ar e-pastus apkopojot jāaizpilda visus laukus

Noteikumi lietišķā sarakste pa e-pastu pieprasīt nosūtītājam aizpildīt visus laukus uz e-pastā, piemēram, adresi un nosaukumu, saņēmēja un sūtītāja. Tas ir obligāti raksturot kā tēma, kas īsi apraksta būtību nosūtīto vēstuli. Ļoti bieži pareizi aprakstīja tēmu liktenis nosūtījusi vēstules un ātrumu, lai atrisinātu problēmu, kas izklāstīta tajā. Biznesa e-pasti būtu jāsāk ar sveicienu - tas vienkārši izpausme cieņu saņēmēja, ir ļoti svarīgi, lai visā sarakstē. Pēc tam, kad sveiciens būtu jāievēro ar tekstu, ko sauc par "ķermeņa burtu," un beigās atstāja parakstu, piemēram, "laba vēlējumiem, Brice Pēteris Ivanovičs."

Sveiciens biznesa sarakstē

Šobrīd mums ir vēl dziļāku uzmanību, kā žests, ir ļoti svarīgi katru uzņēmējdarbības komunikāciju aspektu. Optimāla apsveikuma frāze ir "Labrīt" vai "Sveiki". Lietišķā sarakste pa e-pasta sūtītāja ierobežojumiem izmantošanas frāzi "Labdien" vai "Labrīt", jo saņēmējs var izlasīt vēstuli, ilgi pēc tā saņemšanas. Tas arī nav pareizi izmantot sveiciens sarunvalodas izteicienus, ko izmanto ikdienas sarunā.

Pēc sagaidīšanas vārdus vai frāzes jāveic saņēmējam, pēc nosaukuma un tēvvārds, kā tad, ja nosaukums sūtītāja nav zināms, šis punkts var tikt izlaisti. Pēc viesmīlīgajā runas, var pāriet uz prezentāciju par burtu mērķa.

Pielikumus biznesa sarakste pa e-pastu

Ja galvenais mērķis rakstiski ir ne tikai uzrakstīts stāsts un prezentāciju par tēmu, bet arī administrēšanu failu, tas ir labākais, lai stick, lai nosūtītu objektus pirmajā vietā. Tā bieži notiek, ka daudzi nosūtītāji, neuzmanības, ieskicējot būtību jautājuma tekstā vēstules, aizmirst pievienot nepieciešamos ieguldījumus. Tas nolaidību var negatīvi ietekmēt uzņēmuma reputāciju uzņēmējdarbības sūtītāja.

E-pasts ir jābūt atpazīstamam un kodolīgi

lietišķā sarakste pa e-pastu noteikumiem var pieprasīt nosūtītājam ir atpazīstams e-pasta nosaukumu, kas ir veikt pareizo informāciju par sūtītāja vārdu. Ļoti kodolīgs un neizskatās dumjš, oficiālas vēstules un apelācijas, kad elektroniskā norādīto adresi neformālus izteicienus vai vārdus, piemēram, e-pasta «limon_petya». Tas izskatās ļoti necienīgs pieaugušajam. Biznesam sarakste ir labāk izveidot atsevišķu e-pasta adresi, un novērot etiķete darījumu sarakstē pa e-pastu.

Izmantojot ātrās funkciju Atbildēt (atbilde) par reakciju iepriekš saņemtās vēstules

Atbildēt funkcija vai Response (saīsināti izskatās :) Re palīdz lietotājam ātrs veids, lai reaģētu uz iepriekš nosūtīti sūtītāju. Šī funkcija ir arī universāla pieteikumu lasīt iepriekšējo sarunu ar personu par konkrētu tēmu. Bet noteikumi lietišķā sarakste pa e-pastu, var pieprasīt nosūtītājam pārdēvēt tēmu uzņēmējdarbības rakstveidā, ja laiks saraksti diskusija ir mainīti.

Pirms nosūtīšanas biznesa vēstuli būtu korektūru pareizrakstība un interpunkcijas

E-pasts padara to viegli, lai apmainītos ar informāciju, bet bizness sarakste nevajadzētu par zemu noteikumus krievu valodu, kā atzina neuzmanīga kļūda var ietekmēt uzticību sūtītāja. Pirms sūtīt e-pastu, jums vajadzētu redzēt teksta vairākas reizes, un rūpīgi pārbaudīt ofograficheskih un interpunkcijas kļūdas. Daudzi e-pasta klienti ir pareizrakstības pārbaude funkciju, tāpēc jums vajadzētu pievērst uzmanību vārdi pasvītrots ar sarkanu. Ja šaubāties par pareizo pareizrakstību, jums vajadzētu meklēt palīdzību no interneta vai pārbaudīt pareizrakstību, izmantojot pareizrakstības vārdnīcu.

adresāts lauks jāaizpilda pēdējās kārtas

Lai izvairītos no nosūtot nepabeigtās vai nerediģētiem burti galamērķa adresi biznesa vēstules būtu jāpabeidz nika laiku pirms nosūtīšanas. Šis noteikums ir iekļauts arī pamati lietišķā sarakste pa e-pastu. Tā gadās, ka tad, kad aizpildot laukus Galamērķis e-pastu, lai piedāvātu sarakstu saņēmējs iepriekš izmantots, tas arī būtu asināt savu uzmanību, lai ne kļūdaini nosūtītu biznesa vēstules sastādīto adresātam.

Strukturēšana biznesa vēstuli

Teksta strukturēšanas noteikumi attiecas ne tikai uz papīra, bet arī uz noteikumiem darījumu sarakstē pa e-pastu. Tas ne vienmēr ir ērti saņēmējs lasīt lielu daudzumu īsziņas uz ekrāna. Lai vienkāršotu šo punktu vajadzētu būt, lai izjauktu tekstu loģiski veido nelielu punktu un izvairītos Writing Biznesa vēstules sarežģītus teksta priekšlikumus. Optimālais ilgums vienā teikumā ar biznesa vēstules jābūt ne vairāk kā piecpadsmit vārdiem.

No biznesa vēstules būtība būtu jāsniedz pēc būtības

Papildus šai tēmai biznesa vēstules, saņēmējs ir interese un skaidri formulēja pirmo un otro teikumu par pamattekstu. sūtītāja uzdevums ir iepazīstināt sākumā rakstīšanas problēmu vai jautājumu, uz kuru viņš risina saņēmējam. Pirmajā teikumā, tā būtu jāapzīmē mērķis, kas tiek nosūtīts uz biznesa vēstules. Piemērs: "Mēs Jūs informēt, ka noteikumi par atbildības saskaņā ar līgumu №45 no 02.01.2017," liekot lielapjoma materiālus "tuvojas nobeigumam. Pagarināt līgumu, ir jāiesniedz otru dokumentu paketi. " Pateicoties norādīto mērķa saņēmējam spēj aptvert galveno ideju par biznesa vēstules. Ja burti ir pārāk liels teksts, tas ir labāk izmantot iespēju piestiprināšanas funkciju investīciju veidā teksta dokumentu, bet ar tekstlodziņu jāatstāj pievienotajai eseja, kas izgaismo biznesa vēstuli. Piemērs: "Es sūtu ieviest elektronisku kopiju vēstules" Mac-operation ". Lūdzu, informējiet savu lēmumu par pagarināšanu līguma №45 no 01.02.2017 "Par liekot lielapjoma materiālu" vēstulē termiņu. "

Par katru darījumu e-pasta vēstules ir jāatbild

Ir negatīvie piemēri biznesa korespondences saņēmējs ignorē biznesa vēstules, kādu iemeslu dēļ. Dažreiz tas tiešām var būt gadījumi, kad atbilde nevar tikt dota, jo dažos gadījumos, piemēram, termins risinājums problēmai var paiet vairākas dienas, vai saņēmējs ir domāšanas un nevar uzreiz atbildēt uz jautājumu. Šajā gadījumā, īss komentārs par šo jautājumu, piemēram, "Sveiki, Pēteris Ivanovičs jādod. Esmu saņēmis jūsu vēstuli, bet šodien ir grūti atbildēt, jo man ir konsultēties ar priekšniekiem. Es ziņos par jūsu problēmu ģenerāldirektors mūsu uzņēmumu un sniegs oficiālu atbildi līdz beigām nedēļā. Ar cieņu, tirdzniecības vadītājs Belovs Ivans Gennadevich. "

Ir vērts atcerēties, ka tad, ja neviena atbilde tiek dota trīs darba dienu laikā, par to, ka klusēšana saņēmēja biznesa vēstules var tikt novērtēts kā nolaidība vai atteikumu sazināties ar sūtītāju.

Sastādot atbildes vēstuli vajadzētu atbildēt uz visiem uzdotajiem jautājumiem

Ja vēstule ir adresēta saņēmējam tiek jautājumu raksturu, sastādot vēstuli vajadzētu sniegt atbildes uz jautājumiem, uz prioritāšu, kas ir klāt iegūtajā tekstā biznesa vēstules. Ja jautājumi tika uzdoti, sūtītājs cer saņemt konkrētas atbildes. Izstrādājot vēstulē atbildes jums nevajadzētu numurētas, jums vienkārši nepieciešams, izteikt domas kārtībā. Lai atbildētu uz visiem šiem jautājumiem, vispirms ir nepieciešams pārlasīt vairākas reizes saņēma uzņēmuma vēstuli, un, ja ir pārāk daudz jautājumu, tas ir labākais, lai rakstītu tos atsevišķi, lai izvairītos no trūkst. Ja jūs nevarat sniegt atbildi uz kādu no šiem jautājumiem, ir nepieciešams norādīt, ka tajā brīdī, kādu iemeslu dēļ, atbilde nevar sniegt.

Vai nav ļaunprātīgi akronīmi, emocionālo dizainu un kapitalizēt

Ir negatīvie piemēri lietišķā sarakste, kur tas ir atšķaidīts sūtītājus, izmantojot neformālās zīmes formā pasmaida. To izmantošana ir populāri sociālo tīklu, bet lietišķā sarakste noteikumi nav laipni šādus displejus emocijas, jo saņēmējs nevar zināt savu patieso vērtību, un pieņemt tos kā neizprotami viņam kopumu pieturzīmju kļūdas.

Tāpat ir vērts atdot rakstot tekstu ar lielajiem burtiem. Internetā kopums vārdu raksta ar drukātiem burtiem sauc par "kliegšana frāzes", un šādas frāzes bieži veic negatīvu krāsu. Saņēmēja lasot elektronisko uzņēmējdarbības vēstuli var uzskatīt par negatīvu fonts kas būs kaitīga uztveres nozīmi. Gadījumā, biznesa vēstules ir nepieciešams, lai uzsvērtu, cik svarīgi punktu, labāk izmantot ievada frāzes, piemēram, "Lūdzu, ņemiet vērā, ka jums ir nepieciešams, lai nodrošinātu dokumentu paketi par pagarināt līgumu ne vēlāk kā 10/02/2017 gadā" vai "Lūdzu, ņemiet vērā, ka dokumentus paplašināšana līguma jāiesniedz līdz 10.02.2017 gadam. "

Tas nav nepieciešams pārsūtīt sensitīvu informāciju pa e-pastu

Lai pārraidītu personisku vai konfidenciālu informāciju, ir labāk atteikties e-pasta kontus, jo pastāv risks, pārtveršanu hackers informāciju, lai izmantotu savām vajadzībām. Šāda informācija var ietvert: tālruņa numurus, paroles kredītkartes, personīgo bankas kontu uc Ir svarīgi atcerēties, ka informācija tiek glabāta uz servera pasta aģentu un gadījumā, ja hakeru var nozagt ...

Vēstulē obligāti jābūt paraksts

Kā minēts iepriekš, katrs nosūtīts e-pasts jābūt konkretizējis parakstu. Bieži pastkastes attīstītāji ieviesa Signature bloks, kurā var ievadīt savus datus par pozīciju, nosaukums un kontakta tālruņa numuru. Pēc tam, automātiski tiks parādīts vienība beigās katru e-pastu, kas vienkāršotu rakstīt. Ir svarīgi izveidot parakstu, kas saņēmējam bija iespēja atbildēt ar burtu pareizo adresi uz sūtītāja. Piemērs paraksta varētu izskatīties šādi: "Ar cieņu, vadītājs pārdošanas Petrovs Nikolajs Aleksandrovičs, 79810000000".

Zīmēšanas secinājumus, ir jāatzīmē, ka, lai saprastu, kā veikt biznesa korespondenci pa e-pastu, tas nav nepieciešams izstrādāt papildu un sarežģītus elementus. Būtu tikai pieturēties pie pamatnoteikumiem etiķete un ievēro noteikumus krievu valodā.