Dokumentācija procesu, īstenojot procesa pieeju pakalpojumu nozarē

Ieviešot procesa pieejas ir viens no posmiem ir dokumentēt procesus. Šis ir viens no atskaites punktiem īstenošanas, un patiesībā tas ir ļoti ilgs un darbietilpīgs process, kas prasa daudz laika un pūļu. Jebkurā organizācijā, liels procesu skaits un daudzi no viņiem ir ļoti neskaidrs. Šī iezīme dažādus procesus pakalpojumu sektora organizācijām.

Apsveriet aprakstu un dokumentāciju pakalpojumu procesus uz piemēru par konsultāciju uzņēmums, kas specializējas šajā jomā kvalitātes vadības un statistikas analīzi.

Aprakstot un dokumentēšanu nodrošināšanas procesā, var izmantot dažādus līdzekļus: kartēšanu attiecības, ar blokshēmu, plūsmas diagramma, process kartes tīkla grafiku , uc

Pirms sākat meklēšanu detalizētu procesa plūsmas diagrammas, bieži vien ir nepieciešams, lai radītu vispārēju priekšstatu par to, kurš ir iesaistīts šajā procesā, un kā tie mijiedarbojas ar otru un ar ārpasauli. Tas ir īpaši svarīgi, ja liels skaits dalībnieku iesaistīta šajā procesā. Un šajā gadījumā, tas var būt ļoti grūti organizēt atsevišķus procesa soļus. Redakcionāli starpsavienojumi karte - pirmais solis šajā darbā.

Lai noteiktu mijiedarbību nepieciešams skaidri saprast procesu. Lai process , kas sniedz pakalpojumus konsultāciju uzņēmums, kas specializējas šajā jomā, kvalitātes vadības un analīzes darbību secībai ir šāds:

1) Klients dod rīkojumu par projektam konsultāciju departamentā, nodrošinot tās rīcībā esošo informāciju;

2) konsultāciju departaments nosūta kārtību un informāciju mārketinga un plānošanas nodaļa;

3) mārketinga un plānošanas nodaļa analizē datus un pieprasīt nepieciešamo informāciju no piegādātāja, un pēc tam izstrādā projekta plānu un nosūta to klientam apstiprināšanai un pēc tam uz ekspertu departamentā;

4) Ekspertu atdalītas, pamatojoties uz saņemtajiem datiem, un izstrādā plānu izkārtojumu projektu, kas ir apstiprināta pie klienta;

5) apstiprināšana izkārtojumā tiek veikta gatavos projektu (eksperte departaments), un nosūta uz kvalitātes nodaļu, lai novērtētu atbilstību;

6) kvalitātes nodaļa nosūta gatavo projekta konsultācijas nodaļa;

7) Konsultatīvā nodaļa nodrošina projektu klientam, kurā izvērtēta veicamo pakalpojumu kvalitāti;

8) Gatavo projekts ir nosūtīts atkārtotai pārskatīšanai, ja nepieciešams.

Tādējādi process konsultāciju pakalpojumu uzņēmums, kas specializējas kvalitātes vadību un statistisko analīzi, pilnībā saskan PDCA cikls [3].

Lai izveidotu kartes attiecības, lai noteiktu ieejas un izejas no procesa. Tādā gadījumā izejvielas ir: klientiem, darbiniekiem, informācijas resursiem, programmatūra, infrastruktūra, biroja tehnika, metodes un paņēmieni, jaunas tehnoloģijas. Par rezultātiem - gatavi pakalpojumu kvalitāti (dizains, konsultācijas, uc) izmaksas.

Nākamais posms būvniecības attiecību karte ir noteikt ieinteresētās puses: klientiem, departamenti un atsevišķiem darbiniekiem, piegādātājiem, ti, visiem tiem, kuri piedalās vai ietekmi uz viņu.

Lai noteiktu dalībniekus procesā sniegt pakalpojumus, kas nepieciešami, lai analizētu visus uzņēmuma struktūrvienības, resursus, piegādātājus un izvēlēties piemērotāko par piedalīšanos procesā. Tādējādi, ir identificēti šādi ieinteresētās puses: klienti, konsultācijas nodaļa, mārketinga un plānošanas nodaļa, informācijas sniedzējiem, konsultatīvo nodaļa, kvalitātes nodaļa.

Pēc tam izveido sastāvu potenciālajiem dalībniekiem šajā procesā, lai noteiktu mijiedarbības starp tiem. Lai to izdarītu, iestatiet bultiņas sistēmu.

Karte attiecības būvētas, pamatojoties uz iepriekš minēto.

Tātad, pamatojoties uz visu iepriekš minēto, varam secināt, ka šajā procesā - izpildi virkni funkciju (darbs, darbības), kuru mērķis ir radīt rezultātu, kas ir vērtību klientam.

Procesi jābūt:

- nepārtraukta, konsekventu, dokumentētas,

- mērķis ir radīt rezultātu, kas ir vērtību klientam,

- kontrolēts, tas ir, ar nosacījumu, ka punkti, metodes un kontroles līdzekļu,

- racionāli izvietotas tā, lai novērstu "atgriešanos" vai liekos un neefektīvu darbību - tiek nodrošināti ar informācijas pārraides kanālu, un tā tālāk.

Runājot par lomu procesa pieeju kvalitātes vadības sistēmu, jāatzīmē, ka loma procesu jebkurā sistēmā ir pietiekami liels. Tā SMC ir pakļauta vadību - uzņēmumam vajadzētu kontrolēt visus procesus, kas saistīti ar to.